Plusieurs techniques sont utilisées par les professionnels pour réaliser la saisie de données de documents. Voici les techniques les plus courantes.
La saisie à partir de documents papier
On peut par exemple citer la saisie à partir de documents papier. La saisie à partir de documents papier est une méthode courante de saisie de données dans laquelle des informations sont extraites de documents physiques tels que des factures, des bons de commande, des formulaires de demande et d’autres documents similaires.
Le processus de saisie à partir de documents papier implique souvent la numérisation du document à l’aide d’un scanner ou d’un appareil photo, suivie d’une conversion en un format électronique qui peut être traité par un logiciel de reconnaissance de caractères (OCR). L’OCR permet de convertir les images des caractères imprimés en texte éditable, que les opérateurs de saisie peuvent ensuite corriger et valider si nécessaire.
Une fois les données saisies, elles peuvent être stockées dans une base de données ou un système de gestion de contenu électronique pour un accès facile et une utilisation ultérieure. Et la saisie à partir de documents papier est souvent utilisée dans les secteurs où les documents physiques sont encore largement utilisés, tels que les services financiers, l’assurance, les soins de santé et les administrations publiques.
La saisie par reconnaissance de caractères
La saisie par reconnaissance de caractères (OCR) est une méthode de saisie de données qui permet de numériser et de convertir des images de caractères imprimés en texte éditable, en utilisant un logiciel de reconnaissance de caractères.
Le processus de saisie par OCR implique l’utilisation d’un scanner pour numériser les images de caractères imprimés sur un document, puis un logiciel de reconnaissance de caractères analyse les images pour identifier les caractères et les convertir en texte éditable. Les erreurs de reconnaissance sont souvent détectées et corrigées par des opérateurs de saisie humains, qui vérifient et corrigent les données saisies au besoin.
La saisie de données par OCR est souvent utilisée pour numériser des documents tels que des factures, des relevés bancaires, des formulaires de candidature, des bons de commande et d’autres documents similaires. Elle est particulièrement utile pour la saisie de grandes quantités de données, car elle permet de gagner du temps et de minimiser les erreurs de saisie.
Cependant, la saisie par OCR peut être sensible à la qualité de l’image du document original, à la mise en forme et à la qualité de l’impression. Des erreurs peuvent également survenir lorsque les documents contiennent des caractères mal formés ou illisibles. Dans ces cas, une intervention humaine est nécessaire pour corriger les erreurs et améliorer la précision de la saisie des données.
La saisie par scanner de codes-barres?
La saisie par scanner de codes-barres est une méthode de saisie de données qui utilise un scanner pour lire des codes-barres imprimés sur des produits ou des emballages. Les codes-barres sont des séries de lignes parallèles d’épaisseurs et d’espacements différents, qui contiennent des informations sur le produit, telles que le nom, le numéro de série, le prix et d’autres détails.
Dans le scanne de codes-barres, il faut utiliserun scanner de codes-barres conçu spécialement pour la lecture des informations contenues dans le code-barres. Il permet par la suite, denumériser ses informations. Les données numériques sont ensuite stockées dans une base de données, où elles peuvent être utilisées pour suivre les stocks, la vente de produits, la gestion de l’inventaire et d’autres fonctions.
La saisie par scanner de codes-barres est souvent utilisée dans les magasins de détail pour suivre les ventes et les stocks de produits, ainsi que dans les entrepôts pour gérer l’inventaire et les expéditions. Elle est rapide et précise, car elle élimine la nécessité de saisir manuellement des informations sur les produits.
