GMAO désigne un logiciel de Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur.
La clé pour comprendre ce qu’est une GMAO réside dans ces mots. Une GMAO n’est rien d’autre qu’un type de logiciel permettant de systématiser et de centraliser toutes les informations relatives à la gestion de la maintenance.
Ces systèmes sont souvent désignés par d’autres noms, tels que :
- Logiciel de gestion de la maintenance
- Logiciel de maintenance préventive
- Logiciel de gestion des installations
- Logiciel de gestion des bons d’interventions
Votre entreprise a-t-elle besoin d’une GMAO ?
Avant d’explorer les avantages d’une GMAO et son fonctionnement, la question est de savoir si votre entreprise a vraiment besoin d’une GMAO. Bien que chaque cas soit différent, vous avez très probablement besoin d’un logiciel de gestion de la maintenance si vous répondez à au moins un de ces critères :
- Vous opérez avec une variété d’équipements industriels
- Vos équipements connaissent souvent des pannes coûteuses
- Vous devez gérer des infrastructures et de grandes installations (par exemple, des hôtels, des centres commerciaux, des arènes sportives, des centrales électriques)
- Vous avez l’obligation de respecter plusieurs critères d’hygiène, de sécurité et de qualité, notamment les analyses HACCP et les normes ISO
- Vous êtes un prestataire de services de maintenance et vous devez gérer plusieurs biens et clients
- Vous êtes encore dépendant de processus manuels (ou de systèmes tels qu’Excel) pour créer des listes de contrôle et des plans de maintenance
- Votre prise de décision est basée sur l’intuition plutôt que sur des données réelles
- Vous avez une équipe de maintenance désorganisée et inefficace
- Vous avez des difficultés à communiquer avec le personnel de maintenance
Comment fonctionne une GMAO ?
Le concept de base pour comprendre le fonctionnement d’une GMAO est le bon d’intervention, ou demande de maintenance. Tout tourne autour des bons d’intervention, qui peuvent être, par un certain technicien, suivis en temps réel, traités, marqués comme résolus, archivés, et utilisés dans la production de rapports détaillés sur son fonctionnement.
Par exemple, si votre plan de maintenance préventive comprend plusieurs tâches sur des équipements de chauffage, de ventilation et de climatisation (CVC), il vous suffit de créer une demande de maintenance pour, disons, « changer un filtre », de la programmer pour une certaine date et heure, et de l’attribuer à un technicien. Lorsque le technicien a terminé la tâche, il la marque comme « clôturée » et a un souci de moins à rayé de sa (et de votre) liste.
C’est l’objectif principal de tout logiciel de gestion de la maintenance et ce type de processus s’applique aussi bien aux tâches de maintenance réactive (ou maintenance corrective) qu’aux plans de maintenance préventive. Les autres fonctions, qui varient d’une GMAO à l’autre, ont pour but d’accélérer la gestion des demandes de maintenance, de simplifier la communication et d’accroître le contrôle de l’ensemble des opérations de maintenance.
Voici quelques exemples :
- La gestion des actifs, afin que vous puissiez accéder à toutes les informations relatives à chaque équipement à tout moment
- La planification des tâches et les fonctions de maintenance préventive, afin que vous puissiez programmer les inspections de routine
- Le signalement des défaillances et les fonctions de maintenance réactive, pour résoudre toute défaillance inattendue de l’équipement
- La gestion des stocks, pour contrôler l’inventaire et éviter les ruptures de stock
- La création de demandes de maintenance de la part de n’importe quel employé ou client, ce qui permet de détecter plus rapidement les pannes
- La réalisation d’audits sur vos équipements et infrastructures
- Le suivi de la consommation d’énergie, comme l’eau, le gaz et la lumière de vos bâtiments
- L’application mobile de GMAO pour les techniciens de maintenance et les autres membres du personnel
- Les rapports de performance, car il est toujours possible de s’améliorer !
Quels sont les avantages d’une GMAO ?
Presque toutes les entreprises s’accordent sur les avantages d’une GMAO, à savoir l’augmentation de la productivité des équipes, un meilleur contrôle des coûts et l’optimisation des stocks.
Centralisation de l’information
Si chercher des informations sur la dernière réparation effectuée sur votre climatisation revient à chercher une aiguille dans une botte de foin, alors il vous faut absolument une GMAO.
La GMAO met fin aux pertes de papier et aux interminables feuilles Excel. À partir du moment où vous insérez la configuration du logiciel avec toutes vos informations, il est très simple de retrouver les plans de travail, les journaux de demandes de maintenance, les manuels d’instructions et autres types de fichiers.
Communication moderne
Avec une GMAO, chaque membre de l’équipe reçoit une notification chaque fois qu’une tâche lui est confiée. D’autre part, elle facilite le signalement des pannes à l’équipe technique, ce qui diminue également le temps de réaction (et, par ricochet, des métriques importantes comme le MTTR).
Augmentation de la productivité
Selon une étude publiée en juillet 2019, 86,7 % des entreprises qui utilisent une GMAO remarquent une augmentation de la productivité des employés. D’une part, les responsables de la maintenance prennent moins de temps pour attribuer des tâches à leurs techniciens, et d’autre part, les techniciens peuvent trouver rapidement toutes les informations dont ils ont besoin.
Réduction des temps d’arrêt
Chaque fois que vous laissez une tâche en souffrance et que vous vous écartez de votre plan de maintenance, la probabilité d’avoir une panne d’équipement augmente. Un autre des principaux avantages d’une GMAO – signalé par 82,8 % des entreprises dans la même étude – est de réduire les temps d’arrêt, car le logiciel facilite la planification, le contrôle et la révision de tous les plans de maintenance préventive.
Plus de maintenance préventive signifie moins de temps d’arrêt et moins de maintenance réactive, synonyme de réduction des coûts.
Contrôle des coûts
Vous vous souvenez que nous vous avons demandé si vous preniez vos décisions sur la base de l’intuition ? Grâce aux données collectées par la GMAO et aux rapports automatiques, vous commencerez à prendre des décisions plus éclairées et à prévoir le montant de vos dépenses de maintenance, avec un degré de confiance plus élevé. Grâce à cela, 89% des entreprises rapportent une amélioration du contrôle des coûts lorsqu’elles utilisent une GMAO.
En outre, parmi les 64 entreprises de l’étude qui ont fait état d’un « manque d’informations dans la prise de décision », seules 5 ont continué à se plaindre de la même manière.
Augmentation de la durée de vie des actifs
Environ 88,2% des entreprises mentionnent qu’elles peuvent prolonger la durée de vie de leurs actifs avec une GMAO. Plusieurs justifications sont possibles : l’augmentation de la productivité (qui leur permet de respecter plus rigoureusement leur plan de maintenance préventive), la diminution des pannes et, bien sûr, la détection plus précoce des problèmes grâce aux fonctionnalités de signalement rapide des pannes.
Gestion des stocks améliorée
Un autre avantage majeur de l’utilisation d’une GMAO est une meilleure gestion des stocks. Cela se traduit par une diminution des surstocks et des pertes de stocks, ce qui amène 88% des entreprises à réduire les coûts liés aux stocks.
